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Dokumentenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Co.: So gelingt die externe Zusammenarbeit

Versenden Sie Unterlagen an Kunden und Partner noch immer per Mail? Dann haben wir gute Neuigkeiten: Es gibt effizientere Wege, um mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens in Kontakt zu bleiben und Dokumente auszutauschen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche.

Geschrieben von
Anne-Laura
-
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Inhaltsverzeichnis

  1. Risiko externe Kommunikation? Warum ein Tool sinnvoll ist
  2. Partnerportal oder Office 365-Tool?
  3. Microsoft 365 für Gastbenutzer freischalten
  4. Gastbenutzer in SharePoint und MS Teams
  5. Externe Zusammenarbeit mit SharePoint
  6. Externe Zusammenarbeit mit OneDrive
  7. Externe Zusammenarbeit mit MS Teams
  8. Fazit

Ob mit Lieferanten, Kunden oder Partnern – die externe Kommunikation gehört im Geschäftsalltag dazu. Viele Unternehmen greifen beim externen Dokumentenaustausch noch auf die altbewährten Technologien Telefon und E-Mail zurück. Das mag funktionieren, deutlich einfacher und effizienter klappt die Kommunikation mit draußen jedoch auf andere Weise. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, mit welchen Tools von Microsoft die externe Zusammenarbeit wirklich gut funktioniert.

Risiken in der externen Kommunikation: Warum ein Tool sinnvoll ist

Der Austausch mit Personen, die außerhalb unseres eigenen Unternehmens arbeiten, gehört in vielen Bereichen zum täglich Brot. Je nach Abteilung finden täglich duzende Unterlagen, Dateien und Verträge ihren Weg nach draußen. Doch während wir in der internen Kommunikation meist durch unsere Firewall geschützt sind und unsere IT dafür sorgt, dass keine Dateien verloren gehen, kann der Informationsfluss mit externen Partnern Risiken bergen. Redundante oder verloren gegangene Daten können die Folge sein. Und nicht zuletzt hängt auch der Projekterfolg vom Zutun außenstehender Kollaborationspartner ab. Wer die externe Kommunikation im Unternehmen auf die leichte Schulter nimmt, riskiert also nicht nur Sicherheitslücken, sondern auch ein Scheitern des Projekts.

Möglichkeit 1: Partnerportal

Wie also können Unternehmen sicherstellen, dass der sichere und reibungslose Dokumentenaustausch gelingt? Eine Möglichkeit stellen Partnerportale dar. Diese sind speziell für den Austausch zwischen Benutzern unterschiedlicher Einrichtungen konzipiert, jedoch meist mit einem deutlichen administrativen Aufwand und hohen Kosten für die IT verbunden.

Möglichkeit 2: Externe Zusammenarbeit mit OneDrive, SharePoint und MS Teams

Einfacher klappt die externe Kommunikation mit Microsoft. Das Unternehmen bietet als Teil von Microsoft 365 eine Reihe an Services an, um Dokumente mit Kunden, Lieferanten und Partnern zu teilen. Denn: Alle Microsoft-Tools, die Unternehmen zur internen Kollaboration dienen, können mit einigen Tipps und Tricks auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern genutzt werden. Welche Möglichkeiten Office 365 mit MS Teams, SharePoint und OneDrive für das External Sharing bietet, haben wir hier im Detail zusammengefasst:

Erfahren Sie hier, was uns antreibt.

Mehr über uns

Externe Kollaboration mit Office 365: Die Grundeinstellungen

MS Teams, SharePoint und OneDrive kennen die meisten als Kollaborationslösungen für die Arbeit im Homeoffice. Dass die Microsoft-Tools auch prima für den Austausch mit Personen außerhalb der eigenen Organisation geeignet sind, wissen nur die wenigsten. Der Vorteil der Microsoft-Lösung: Externe Ansprechpartner erhalten keinen Zugriff auf interne Prozesse Ihres Unternehmens. Stattdessen werden alle Informationen in einer separaten Umgebung zur Verfügung gestellt. Um fragile Unternehmensdaten zu schützen und die Gastzugänge optimal verwalten zu können, müssen deshalb zuvor einige Grundeinstellungen vorgenommen werden:

Microsoft 365 für Gastbenutzer freischalten

Grundsätzlich sind alle Office 365-Anwendungen eines Unternehmens vor Zugriffen von außerhalb geschützt. Wer einen Lieferanten, Geschäftspartner oder Kunden zur Zusammenarbeit mit einem Microsoft-Tool einladen will, muss deshalb das External Sharing in der Zentraladministration der Azure Active Directory aktivieren. Die Handhabung hierfür erfolgt über die interne Unternehmens-IT. Folgende Einstellungen müssen für die Freischaltung von Gastbenutzern vorgenommen werden:

Der erste Schritt in Richtung externe Zusammenarbeit: Ihre Unternehmens-IT legt den Zugriff von Gastbenutzern fest.

Dabei können Sie unter folgenden Einstellungsmöglichkeiten wählen:

  • Berechtigungen für Gastbenutzer sind eingeschränkt: Bei dieser Option können zusätzliche Einschränkungen für Gastbenutzer vergeben werden. Diese müssen gesondert in der regulären Userberechtigung der Azure Active Directory aktiviert werden.
  • Administratoren und Benutzer mit der Rolle „Einladender“ können einladen: Wird diese Einstellung ausgewählt, sind nur Benutzer mit der Rolle „Einladender“ dazu berechtigt, externe Akteure hinzuzufügen.
  • Mitglieder können einladen: Hierbei können die Gastbenutzer selbst weitere Gäste einladen.
  • Gäste können einladen: Diese Option gewährt den zuvor erwähnten Gästen das Recht, weitere externe Teilnehmer hinzuzufügen.

Gastbenutzer in SharePoint und MS Teams: Office 365 Groups

Sie haben die Einstellung für den externen Zugriff in der Azure Active Directory festgelegt? Wunderbar, der erste Schritt in Richtung effizientes Gastbenutzer-Management ist getan. Wollen Sie Teilnehmende außerhalb Ihres Unternehmens zur Zusammenarbeit auf einer SharePoint-Website oder im Kollaborations-Tool MS Teams einladen, erfolgt nun ein weiterer Schritt: Die Festlegung der Teilnehmer in den Office 365-Gruppen. Denn SharePoint und MS Teams steuern den Webseitenzugriff eben hier. Die Einstellungen für Microsoft 365-Gruppen müssen daher aktiviert sein, damit der Gastzugriff überhaupt erfolgen kann. Sie können diese Einstellung ebenfalls über die Organisationseinstellungen in der Zentraladministration verwalten. Sind alle Zugriffsrecht angepasst, kann die externe Kollaboration beginnen. Im Folgenden haben wir zusammengefasst, welche Möglichkeiten die drei Microsoft Tools OneDrive, SharePoint und Teams bieten:

Externe Zusammenarbeit mit OneDrive: Dateien einfach gemeinsam bearbeiten

Microsoft OneDrive ist ein File-Hosting Service, der in der Office 365-Suite enthalten ist. OneDrive wird vor allem für die individuelle Dateiablage verwendet und dient somit als „persönlicher“ Speicherort. Der Service bietet jedoch neben der individuellen Ablage zahlreiche Möglichkeiten, um Dateien sicher und einfach mit Externen zu teilen. Denn: Über die Einstellungen können Editier- und Anonymisierungsfunktionen, Ablaufdaten und vieles mehr definiert werden.

Diese Vorteile bringt die externe Kommunikation mit OneDrive

OneDrive eignet sich besonders gut, um mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder sonstigen Beobachtern gemeinsam Dateien zu erstellen. Per OneDrive werden Dokumente, die sich im Entstehungsprozess befinden, ganz einfach mit anderen Personen geteilt und bleiben dabei stets an einem zentralen Ort für alle Nutzer verfügbar. Gastbenutzer können die freigegebenen Dateien ganz einfach im firmeneigenen SharePoint aufrufen und kommentieren. Über die Änderungen wird der Absender dann in Echtzeit informiert. Das hat im Vergleich zur E-Mail-Kommunikation den entscheidenden Vorteil, dass Änderungen zentral vorgenommen werden können und das zeitaufwendige Versenden von Mails dadurch entfällt.

Dateien für externe Nutzer können in OneDrive in den Linkeinstellungen freigeschalten werden.

Die Funktionen der externen Kollaboration per OneDrive im Überblick:

  • „Anonymes“ Sharing von Dokumenten und Ordnern
  • Gezieltes Teilen von Informationen
  • Einstellen von Freigaberechten (Lese- und Editierfunktion)
  • Einstellen von Ablaufdaten für das Aufrufen der Dateien, Ordner oder Dokumente

Einstellungen für die Gastbenutzung in OneDrive:

Über die OneDrive-Zentraladministration können unternehmensübergreifende Einstellungen vorgenommen werden, wie das Teilen von Dateien in OneDrive grundsätzlich gehandhabt werden soll:

Legen Sie in der OneDrive-Zentraladministration die Einstellungen für die externe Zusammenarbeit fest.

Externe Zusammenarbeit mit SharePoint: Extranet, Lieferantenmanagement und mehr

Auch SharePoint online gehört zum Office 365-Paket und wird von Unternehmen zumeist als Basis für ihr Intranet genutzt. Ein Intranet auf SharePoint-Basis stellt Mitarbeiten Inhalte und Informationen, aber auch Dokumente bereit, um diese standortunabhängig und jederzeit abrufen zu können und stets über aktuelle Unternehmensentwicklungen informiert zu bleiben. Neben dem Dokumentenaustausch mit Kollegen, kann SharePoint auch für den flexiblen Dateiaustausch mit externen Teilnehmern genutzt werden. Wer also eine Plattform oder ein Extranet sucht, um Dateien mit Kunden, Lieferanten oder Partnern auszutauschen, wird bei SharePoint online fündig.

Diese Vorteile bringt die externe Kommunikation mit SharePoint

Sie wollen nicht nur ein Dokument, sondern mehrere oder gar viele Dateien mit einem externen Partner teilen? Mit SharePoint kein Problem. In den sogenannten „Sites“ werden alle Dokumentenbibliotheken dargestellt, welche mit Gastbenutzern beliebig geteilt werden können. Besonderer Vorteil bei der externen Kollaboration per SharePoint sind die zahlreichen Funktionen beim Dokumentenmanagement: Metadaten, Versionierung, Ein-/Auscheck- oder Download-Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit mit Außenstehenden ungemein und tragen nicht zuletzt dazu bei, dass durch die reibungslose Kommunikation auch Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigen.

Zudem steht Kunden, Partnern und Co. ein übersichtliches Dokumentensuchcenter bereit, welches die Suche nach Dokumententyp oder anderen Filterkriterien ermöglicht. SharePoint bietet damit die optimale Grundlage für die externe Kollaboration. Wussten Sie schon? Auch ein Extranet oder Lieferantenmanagement-System kann auf Basis von SharePoint aufgesetzt werden.

Die SharePoint-Funktionen im Detail:

  • External Sharing von Sites, Bibliotheken, Ordnern, Dateien und Dokumenten
  • Berechtigungseinstellungen (lesen-/bearbeiten)
  • Management-Funktionen und User Experience durch Dokumentenmanagement-Funktionalitäten, welche den Gastbenutzern zur Verfügung gestellt werden
  • Ein-/Auschecken von Dateien
  • Versionierung von Dateien, um Änderungen stets zu protokollieren und ggf. Versionen wiederherzustellen
  • Parallele Bearbeitungsmöglichkeiten
  • Filtermöglichkeiten über Metadaten, um Dokumente einfacher zu finden
  • Zentrale Suchmöglichkeiten

Einstellungen für die Gastbenutzung in SharePoint:

Wie bei OneDrive können auch in der SharePoint-Zentraladministration unternehmensübergreifende Einstellungen vorgenommen werden, um zu definieren, welche Inhalte außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden dürfen:

Die Einstellungen für die Gastbenutzung in SharePoint kann in der Zentraladministration vorgenommen werden. Zugriff darauf hat jedoch nur die IT.

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Externe Zusammenarbeit mit MS Teams

Microsoft Teams ist wie OneDrive und SharePoint online ein Service in der Office 365-Suite und hat in der Corona-Krise stark an Popularität gewonnen. Schließlich legt es als Kollaborations-Tool den Grundstein für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation – innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Denn nicht nur intern, sondern auch extern müssen Abteilungen schnell und agil kommunizieren. Für den Austausch mit externen Partnern in MS Teams stehen Unternehmen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können außenstehenden Nutzern entweder einen Gastzugang oder aber den externen Zugriff gewähren.

Gastzugang in MS Teams: Für Gäste ohne MS Teams Konto

Gäste sind externe Personen, welche Zugriff auf ganze Teams oder Kanäle erhalten. Mehr als eine funktionierende E-Mail-Adresse ist nicht nötig, um Benutzer als Gäste hinzuzufügen. Gastbenutzer können gezielt Zugriff auf Chats, Besprechungen, Dateien und vieles mehr erhalten. Gastzugänge in Teams machen vor allem dann Sinn, wenn verschiedene Instanzen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, häufig Dokumente und Dateien ausgetauscht werden und ein hoher Abstimmungsbedarf herrscht. Für den direkten Austausch mit den Kunden steht zudem die Chat-Funktion bereit. Wollen Sie Außenstehenden einen Gastzugang gewähren, müssen Sie in der Zentraladministration von MS Teams folgende Einstellungen vornehmen:

Im Admin Center können Gastbenutzer mit eigenem Teams-Account zur Zusammenarbeit freigeschalten werden.

Externer Zugriff mit MS Teams: Für Gäste, die MS Teams in ihrem Unternehmen bereits nutzen

Die zweite Möglichkeit, mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens über MS Teams zu kommunizieren, stellt der externe Zugriff dar, also die Möglichkeit für MS Teams-Nutzer aus externen Domänen, Besprechungen, Chats und Meetings in MS Teams zu organisieren. Das bedeutet konkret, dass ein Mitarbeiter A, welcher in seinem Unternehmen bereits MS Teams nutzt, mit einem externen Mitarbeiter B eines anderen Unternehmens, welcher MS Teams ebenfalls verwendet, Zugriff auf den eigenen MS Teams-Tenant gewährt. Somit kann Person B nahtlos zwischen den beiden Tenants wechseln und flexibel mit Person A kommunizieren.

Welche möglichen Szenarien gibt es, um einen externen Zugriff zu gewähren?

  • Mitarbeiter des Unternehmens müssen mit externen Partnern zusammenarbeiten und ein flexibles und schnelles External Sharing muss möglich sein
  • MS Teams-Nutzer wollen mit externen Skype for Business-Nutzern kommunizieren

Fazit: Professionelle externe Kommunikation mit OneDrive, SharePoint und MS Teams

Wollen Sie auch außerhalb ihrer eigenen vier Wände zielführend und effizient kommunizieren, reichen E-Mails schon lange nicht mehr aus. Für Unternehmen, deren Geschäftskommunikation bereits auf Basis von Office 365 funktioniert, bietet Microsoft mit den Tools OneDrive, SharePoint und MS Teams die optimale Lösung für das externe Dokumentenmanagement. Mit nur ein paar Klicks lassen sich hier Gastbenutzer flexibel und schnell hinzufügen. Ein zentraler Ort für die externe Kommunikation hat den Vorteil, dass Dateien von allen Beteiligten zentral ausgetauscht und bearbeitet werden können. Für den Schutz interner Daten sorgen vordefinierte Zugangseinstellungen. Suchen Unternehmen über das Dateienmanagement hinaus die Möglichkeit, komplexere Abläufe wie etwa das Lieferantenmanagement abzubilden, bietet sich die Einrichtung eines Extranets auf SharePoint-Basis an. Unser Fazit: Wer in der internen Kommunikation bereits Office 365 verwendet, sollte sich auch die Möglichkeiten der Microsoft-Suite für die externe Zusammenarbeit zunutze machen!

Sie interessieren sich für ein Collaboration-Tool? Wir haben die passende Lösung. Erfahren Sie hier mehr dazu.

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Victoria Heidenstedt
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  1. Risiko externe Kommunikation? Warum ein Tool sinnvoll ist
  2. Partnerportal oder Office 365-Tool?
  3. Microsoft 365 für Gastbenutzer freischalten
  4. Gastbenutzer in SharePoint und MS Teams
  5. Externe Zusammenarbeit mit SharePoint
  6. Externe Zusammenarbeit mit OneDrive
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