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Online zusammenarbeiten: Entspannt im Homeoffice

Wir arbeiten wo wir wollen, wann wir wollen, mit dem Device unserer Wahl. Doch wie klappt die Kommunikation mit Kolleg*innen und der Austausch von Dateien über Standorte hinweg? Wir klären auf!

Geschrieben von
Anne-Laura
April 8, 2021
-
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Inhaltsverzeichnis

  1. Online zusammenarbeiten: Hintergründe, Herausforderungen, Tools
  2. Warum Microsoft Team das beste Tool für die Online-Zusammenarbeit ist
  3. Die Chat-Funktion
  4. Die Meeting-Funktion
  5. Die Dateien-Funktion
  6. Alle Funktionen im Überblick
  7. Fazit

Das Thema Online-Zusammenarbeit fand in den meisten Unternehmen vor Corona nur am Rande Beachtung. Inzwischen bestimmt die Arbeit im Homeoffice vielerorts den Alltag. Mit der Pandemie hat für die Arbeitswelt eine neue Zeitrechnung begonnen: Es gab die Zeit vor Corona, in der die Arbeit im Büro die Regel darstellte. Und es wird das Arbeitsmodell der Nach-Corona-Welt geben: den hybriden Arbeitsplatz. Gearbeitet wird dann dort, wo wir uns wohlfühlen. Mal im Office, mal von zu Hause aus, mal von unterwegs. Damit unser Workflow auch beim mobilen Arbeiten produktiv bleibt, benötigen wir Zugriff - auf Informationen, Dokumente und Dateien und müssen im Austausch bleiben – per Chat, Sprachanruf oder Video-Telefonie. Das klappt mit Collaboration-Tools wie MS Teams von Microsoft.

45 % im Homeoffice

Collaboration-Tools wie Trello, Slack oder MS Teams sind nicht neu. Schon Jahre bevor uns das Corona-Virus auf unbekannte Zeit ins Homeoffice verbannte, ermöglichten digitale Lösungen die Zusammenarbeit über Zeit und Raum hinweg. Corona hat das Konzept der Remote-Work also nicht neu erfunden. Dennoch hat es die Entwicklung hin zum Teleworking rasant beschleunigt: Einer Studie des Digitalverbands Bitkom zufolge, arbeiteten während der Pandemie etwa 45 Prozent aller Beschäftigen von Zuhause aus. Berechnungen der Studie zeigen, dass auch nach der Krise rund ein Drittel aller deutschen Arbeitnehmer*innen ihrer Arbeit ganz oder teilweise aus der Ferne nachgehen werden.  

Online zusammenarbeiten wird einer Umfrage zufolge auch nach Corona eine wichtige Rolle spielen.

Herausforderung digitaler Arbeitsplatz

Diese Entwicklung stellt Unternehmen wie auch Angestellte vor organisatorische Herausforderungen. Vor allem dort, wo Mitarbeitende bislang kaum oder gar nicht aus dem Homeoffice gearbeitet haben, muss jetzt die technologische Infrastruktur geschaffen werden, um den schnellen internen Austausch sicherzustellen. Spätestens jetzt sollten Unternehmen in einen digitalen Arbeitsplatz investieren. Neben der Auswahl des passenden Collaboration-Tools, beinhaltet das auch ein Umdenken bei eingespielten Prozessabläufen. Bitkom-Präsident Achim Berg beschreibt das so:

„Die Corona-Krise hat gezeigt, dass flexibles Arbeiten die Qualität der Arbeitsergebnisse nicht schmälert – im Gegenteil. Unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten, kann allen Seiten Vorteile bringen, aber das setzt einen tief greifenden Kulturwandel in der Arbeitswelt voraus […].“

Eine Software für die Online-Zusammenarbeit macht also dann am meisten Sinn, wenn die Nutzenden alle Funktionen voll ausschöpfen und in ihren täglichen Arbeitsalltag zu 100 % integrieren. Doch was bedeutet das eigentlich?

Was beinhaltet die Online-Zusammenarbeit?

Einfach ausgedrückt: Online zusammenarbeiten bedeutet, alle Arbeitsprozesse so erledigen zu können, wie es vor Ort möglich wäre. Nur eben digital. Das beinhaltet:

  • die Korrespondenz mit Kolleginnen und Kollegen
  • die Teilnahme an Meetings  
  • das Austauschen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten

Wieso brauche ich für die Online-Zusammenarbeit ein Tool?

Ohne ein Tool, dass die technischen Rahmenbedingungen dafür schafft, ist zwar machbar – macht aber wenig Spaß. Ständiges Springen zwischen unterschiedlichen Anwendungen macht ein effizientes und produktives Arbeiten quasi unmöglich. Denn erfolgreich online zusammenarbeiten bedeutet auch: Alles von einem Ort aus steuern zu können. Wer um einen Termin zu erstellen erst ins E-Mail-Programm hüpfen oder ein Dokument in vergrabenen Ordnerstrukturen suchen muss, verschwendet wertvolle Zeit, die mit produktiveren Aufgaben gefüllt werden könnte. Ein Tool zu nutzen, das die Online-Zusammenarbeit strukturiert, birgt also eine ganze Reihe an Vorteilen:

  • Der Faktor Zeit: Es minimiert das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Anwendungen im System.
  • Ein Tool bringt Struktur in die Kommunikation und den Datenaustausch.
  • Alles an (s)einem Platz: Ein Tool schafft einen zentralen Ort für die Kommunikation und fördert dadurch die Produktivität.
  • Wir bleiben dadurch auch auf persönlicher Ebene mit unseren Kolleginnen und Kollegen in Kontakt.
  • Work anytime from any device – ein Tool ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten ohne Produktivitätsverlust.
  • Daten, die nicht physisch abliegen, können auch nicht verloren gehen.  
  • Weniger suchen, mehr finden: Alle Informationen sind im Arbeitsalltag stets an einem Ort gebündelt.

Warum MS Teams das beste Tool für die Online-Zusammenarbeit ist

Der wohl prominenteste Vertreter unter den Collaboration-Tools ist das zum Microsoft Office 365 gehörende MS Teams. Weltweit nutzen täglich mehr als 115 Millionen Userinnen und User das Tool -aus gutem Grund. Schließlich steht die Marke Microsoft für Verlässlichkeit und ist bei der Entwicklung von Applikationen für den digitalen Arbeitsplatz seit jeher ganz weit vorne mit dabei. Doch Teams hat noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Es kann beliebig um andere Funktionen aus dem Microsoft 365-Toolkit erweitert werden. Für Nutzerinnen und Nutzer entsteht somit ein Collaboration-Tool, das alle wichtigen Arbeitsprozesse abbilden und einbinden kann und damit den produktiven Workflow auch im Mobile-Office jederzeit sicherstellt.

Wie MS Teams die Online Zusammenarbeit in Unternehmen konkret unterstützt, haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Die Chat-Funktion: Mit Kolleg*innen reden – über das Projekt, das Wochenende oder die Kinder

Zusammenarbeit bedeutet Austausch. Egal, in welcher Abteilung oder welcher Branche wir arbeiten -ohne den Kontakt mit unserem Team läuft es nicht. Die Chat-Funktion von MS Teams bildet die Basis des Tools und auch die Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit online. In seinen Grundzügen ähnelt der Teams-Chat anderen Messenger-Diensten, wie WhatsApp oder Signal. Im Arbeitsalltag findet der Großteil der Kommunikation in solchen eins-zu-eins Chats statt. Ein privates Chat-Fenster ermöglicht den Anwendenden, mit Kolleginnen und Kollegen direkt zu kommunizieren: per Textnachricht, Emoji oder einem witzigen Video.  

Denn wenngleich MS Teams in erster Linie ein Tool für die Geschäftskorrespondenz ist, so kann es mit einem weiteren wichtigen Faktor punkten: Es bringt uns wieder näher zusammen. Der Austausch mit Kolleg*innen stärkt nicht nur das Wirgefühl, sondern trägt auch maßgeblich zur Motivation bei. Gemeinsam feiern wir Erfolge und vergessen Niederlagen; beratschlagen über Projekte und erzählen von unseren Wochenendplänen. MS Teams schafft es, uns auch aus der Ferne miteinander zu verbinden. Das kann ein „Dankeschön“ in Herzform sein oder ein „Du packst das“-Video für das Jahresgespräch mit der Chefin.  

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Exkurs: Teams in MS Teams

Eine spezielle Form der Teamkommunikation stellt der Chat in sogenannten Teams dar. Zugegeben, dass sich der Name der App mit einer seiner Kernfunktionen überschneidet, ist teilweise durchaus etwas verwirrend – hat aber einen guten Grund. Schließlich bildet die Funktion in „Teams“ zu arbeiten, auch die große Stärke der MS Teams-App.

Was sind Teams in MS Teams?

Teams sind digitale Chaträume für mehr als zwei Personen mit einem gleichen Interesse. Nutzende können einer unbegrenzten Anzahl an Teams beitreten. Sinnvoll ist die Erstellung eines Teams immer dann, wenn mehrere Personen für eine bestimmte oder unbestimmte Zeit an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. In diesem Fall bietet das Tool die optimale Grundlage für das Aufgabenmanagement, die Dokumentation sowie den Austausch per Textnachrichten und in Meetings.  

Teams-Funktion: Teamarbeit produktiv gestalten

Teams bilden die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Teamarbeit mit Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten. In Teams werden an einem zentralen Ort alle wichtigen Unterlagen, Dateien und Informationen gespeichert. Großer Vorteil gegenüber Schreibtisch-Gesprächen ist die Nachvollziehbarkeit. Flurgespräche zu zweit entfallen – Absprachen schließen immer das komplette Team mit ein. So gehen wichtige Informationen nicht verloren und alle Mitarbeitenden bleiben über Entwicklungen oder Änderungen auf dem Laufenden.  

Dokumente teilen, bearbeiten und speichern mit MS Teams

Hand aufs Herz: Wie oft suchen Sie in Postfächern nach einer E-Mail, weil Sie eine bestimmte Information dringend benötigen? Wir geben zu: Ganz ohne E-Mails geht es nicht. Für den Austausch von Dokumenten innerhalb einer Organisation ist MS Teams jedoch weitaus besser geeignet.

Denn: Dateien bilden das Kernstück im täglichen Workflow. Wir erstellen sie, redigieren sie, bearbeiten sie, schicken sie hin und her und am Ende wollen wir sie an einem Ort speichern, auf den wir jederzeit zugreifen können. Großes Plus von MS Teams stellt deshalb die Möglichkeit dar, an Dokumenten gemeinsam und gleichzeitig zu arbeiten, ohne dass dabei Änderungen verloren gehen. Das trägt besonders dort Früchte, wo Aufgaben mit mehreren Beteiligten und Freigabeschritten erledigt werden müssen. Die aktuellste Version eines Dokuments muss somit nicht in einem E-Mail-Ordner herausgekramt werden, sondern ist jederzeit für alle am Prozess beteiligten Teammitglieder zugänglich. Weiterer Vorteil: Alle in einem Chat oder einem Team ausgetauschten Dokumente werden zentral gespeichert und können auch direkt in der App bearbeitet werden. Das Herunterladen auf den Desktop erübrigt sich also. Zudem entsteht durch die Kategorisierung in Ordern eine übersichtliche Dateienstruktur, die Nutzende nicht mehr missen wollen.

Meetings und Video-Telefonie mit MS Teams

Und wie halten wir jetzt unsere Meetings ab? Diese Frage beschäftigte besonders im ersten Corona-Lockdown unzählige Unternehmen. Doch der Aufschrei hallte nicht lange nach. Collaboration-Tools sei Dank, büßen Team-Meetings im Homeoffice nichts an Produktivität ein. Ob im Zweier-Gespräch oder der Besprechungen mit mehren Kolleg*innen: MS Teams passt sich schon seinem Namen nach optimal an die Bedürfnisse der Teamarbeit an.  

Via Webcam können wir unserem Team auch in kontaktarmen Zeiten in die Augen sehen. Ob die Kamera an oder aus bleibt, entscheidet jeder Teilnehmende selbst. Besprechungen können direkt im Tool geplant werden und automatisch mit Outlook synchronisiert. Das spart ineffiziente Wechsel zwischen den Programmen. Natürlich können (Zweier-) Teams auch spontan Meetings abhalten – ob mit Kamera oder als Sprachanruf – mit nur einem Klick ist alles möglich.  

Auch die Übertragung von Präsentationen oder das kollaborative Arbeiten an einem Dokument ist hier ganz einfach möglich: So haben Nutzende die Möglichkeit, die Steuerung zu übernehmen und so einen ausgewählten Bildschirm mit anderen Personen der Besprechung zu teilen.  

Damit auch in Teams Struktur herrscht und die zielgenaue Kommunikation gesichert ist, ermöglicht MS Teams das Erstellen von Konferenzräumen innerhalb einer Besprechung. Diese sind sinnvoll, wenn während eines Meetings Abstimmungsbedarf in kleineren Gruppen besteht. Ist alles geklärt, kehren die Teilnehmenden aus den Einzelgruppen einfach wieder in das Hauptmeeting zurück.  

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Wie uns MS Teams bei der digitalen Zusammenarbeit sonst noch unterstützt

Neben den drei Kernfunktionen bietet die App noch eine Vielzahl weiterer Features, um das Zusammenarbeiten online zu vereinfachen. So können Nutzende etwa unter dem Reiter „Aktivitäten“ sehen, wo eine Kollegin oder ein Kollege zuletzt im Chatverlauf eines gemeinsam genutzten Teamraums geantwortet hat. Besonders für neue Mitarbeitende kann zudem das Feature „Organisation“ hilfreich sein: Hier erscheint ein Organigramm, das die Position des Mitarbeitenden im Unternehmen zeigt.

Prinzipiell bietet das Tool die Möglichkeit, zahlreiche Microsoft-Apps wie etwa OneNote oder Excel in Form von Registerkarten anzubinden und damit stets den individuellen Bedürfnissen anzupassen.

Damit auch der Spaß bei der Arbeit nicht zu kurz kommt, ermöglicht das Tool den Zugriff auf zahlreiche Emojis, Sticker und GIFs. Das kann den direkten Teamkontakt zwar nicht ersetzen, fördert jedoch das persönliche Miteinander auch in kontaktarmen Zeiten.  

Alle Funktionen für die Arbeit in (Zweier-)Teams im Überblick:

Nachrichten schreiben im Chat

Man könnte es so ausdrücken: MS Teams ist für das Business, was WhatsApp im Privaten ist. Kein Wunder also, wenn wir uns Montagmorgen erst mal nach dem Wochenende der Kollegin erkundigen, bevor wir unsere E-Mails checken. Die Chatfunktion in Teams hält Teams zusammen, wo der physische Kontakt fehlt. Gleichzeitig schafft es die perfekte Arbeitsumgebung für die Geschäftskommunikation.  

Dateien teilen, bearbeiten und speichern

Den Punkt Dateien haben wir zwar bereits ausführlich weiter oben erklärt. Weil wir das Feature aber so genial finden, räumen wir ihm hier gerne noch mal Platz ein. Zusammengefasst klingt das dann so: Dateien können in MS Teams sowohl im direkten Chat als auch in Teamräumen ausgetauscht, gespeichert und bearbeitet werden. Das spart viel Zeit und Nerven bei der Suche. Einen Bonuspunkt bekommt MS Teams dafür, dass wir Dokumente direkt im Programm bearbeiten können, ohne sie herunterzuladen.  

Online-Meetings abhalten

Wer den ganzen Tag alleine im Homeoffice verbringt, freut sich umso mehr auf virtuelle Treffen mit den Kolleg*innen. MS Teams ist eine sinnvolle Alternative zu Zoom und Co. – schließlich fügt sich das Tool als Teil der Microsoft 365-Welt perfekt in unseren Arbeitsplatz ein. Übrigens: Auch externe Nutzende ohne MS Teams-Zugang können zu einem Meeting hinzugefügt werden – die Einwahl erfolgt dann praktisch über einen Link.

 

Fazit: „Normalität“ in Zeiten des Wandels

„Die Corona-Pandemie ist der Auslöser eines tief greifenden und nachhaltigen Wandels in der Arbeitswelt []“, das prophezeit Bitkom-Präsident Achim Berg. Wir stehen also erst am Anfang des "Megatrends Digitalisierung", einer Entwicklung, in der die Online-Zusammenarbeit dauerhaft unseren Alltag bestimmen wird. Ebenso wie wir im Privaten neue Wege der Kommunikation gehen, verändert sich auch unsere Art, mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Flurgespräche sind im Homeoffice nicht möglich – deshalb nutzen wir Collaboration-Tools wie MS Teams, um in Kontakt zu bleiben – über das rein Geschäftliche hinaus. Genau hier liegt das große Plus von MS Teams: Es bringt ein Stückchen Normalität zurück in eine Arbeitswelt, die alles andere als normal erscheint. Es lässt uns näher zusammen rücken, wo wir räumlich doch so weit getrennt sind. Dank der smarten Funktionen von MS Teams fühlt es sich fast so an als wären wir im Büro. Gemeinsame Kaffeepause inklusive.

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Victoria Heidenstedt
Sales Manager
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  1. Online zusammenarbeiten: Hintergründe, Herausforderungen, Tools
  2. Warum Microsoft Team das beste Tool für die Online-Zusammenarbeit ist
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