Prozessanalyse Methoden: Welche gibt es und wie werden sie eingesetzt?

Wie können Prozesse optimiert werden?
Alles zu Methoden, Analyse, Erstellung & Optimierung

Geschrieben von
Ingo
June 25, 2020
-
10 min Lesezeit
BPM: Methoden der Prozessoptimierung - Headerbild
Inhaltsverzeichnis
  1. Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?
  2. Wie werden Geschäftsprozesse analysiert?
  3. Wie werden Geschäftsprozesse erstellt?
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Die bislang vorherrschende funktionsbereichsorientierte Sicht auf Unternehmen wurde durch neue Anforderungen wie Flexibilität, erhöhte Produktkomplexität sowie verkürzte Produktlebenszyklen durch die prozessorientierte Sicht abgelöst. Durch den neuen Fokus auf die Unternehmensprozesse ist es heute wichtiger denn je erfolgskritische Prozesse zu identifizieren, zu analysieren und stetig zu verbessern. Oft sind Prozesse jedoch unzureichend strukturiert, nicht dokumentiert und standardisiert. Hier können verschiedene Methoden der Prozessoptimierung angewendet werden. In diesem Blogeintrag möchten wir Ihnen aus der großen Methodenvielfalt die Top-5 Methoden sowie Praxis-Tipps für die Identifizierung, Bewertung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen vorstellen.

Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es? (Prozessmanagement Methoden)

1. Portfolio Analyse

Meist laufen viele Prozesse gleichzeitig in einem Unternehmen ab. Weiterhin sind diese oft miteinander verzahnt oder voneinander abhängig. Es ist daher unmöglich und auch nicht sinnvoll, alle Prozesse zu optimieren. In einem ersten Schritt müssen daher die wichtigen Prozesse mit den größten Auswirkungen auf das Unternehmen identifiziert werden. Hier bietet sich die Portfolio Analyse an.

Dabei werden die ausgewählten Unternehmensprozesse in einer Matrix erfasst und anhand folgender Kriterien eingeordnet:

• Strategische Bedeutung: In welchem Umfang dient der Prozess zur Erreichung von Unternehmenszielen?

• Verbesserungspotenzial: Welche Maßnahmen hinsichtlich Art, Umfang und Umsetzbarkeit können zur Prozessverbesserung eingesetzt werden?

Eine exemplarische Darstellung einer Prozessmatrix kann wie folgt aussehen:

Prozessanalyse Methoden: Exemplarische Prozessmatrix
Prozessanalyse Methoden: Exemplarische Prozessmatrix

2. SWOT-Analyse

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Die Prozesse werden folglich basierend auf diesen Punkten bewertet. Dabei sind folgende Fragestellungen für die Bewertung hilfreich.

Strengths (Stärken)

• Welche Stärken kennzeichnen den Prozess?

• Wodurch kann sich der Prozess besonders abzeichnen?

• Warum ist dies ein gut funktionierender Kernprozess des Unternehmens?

Weaknesses (Schwächen)

• Welche Schwächen weist der Prozess auf?

• An welchen Stellen können Kosten, Durchlaufzeit und Qualität verbessert werden?

• Warum funktioniert der Prozess nicht wie gewünscht?

Opportunities (Chancen)

• Welche Verbesserungsmöglichkeiten weist der Prozess auf?

• Welche Potenziale stecken noch im Prozess?

• Können Stärken des Prozesses in weitere Prozessverbesserungen umgewandelt werden?

Threats (Risiken)

• Welche Umstände bergen Gefahren oder Risiken für den Ablauf des Prozesses?

• Welche Bedrohungen können sich aus dem Prozess ergeben?

Basierend auf der SWOT-Analyse können Prozessverbesserungen und Ideen abgeleitet werden, um die Schwächen des Prozesses zu reduzieren oder vollständig zu eliminieren und die Stärken unter Nutzung der Chancen weiter auszubauen.

Ishikawa-Diagramm

Ishikawa-Diagramme werden auch als Fischgrätendiagramme, Ursache-Wirkungs-Diagramme oder Fishikawa bezeichnet. Sie ähneln einem Fischskelett, wobei die „Rippen“ die Ursachen eines Ereignisses darstellen und das Endergebnis am Kopf des Skeletts erscheint. Der Zweck des Ishikawa-Diagramms besteht darin, einen Prozess unter den möglichen Fehlerquellen Maschine, Mensch, Material, Methode und Milieu (Umfeld) zu analysieren.

• Maschine: Welche Ursachen auf die eingesetzten Maschinen führen zu einem unerwünschten Verhalten?

• Mensch: Welche Ursachen auf die Mitarbeiter führen zu einer fehlerhaften Ausführung der übertragenen Aufgaben?

• Methode: Ist der angewendete Prozess auf die unternehmerischen Ziele ausgerichtet und richtig konzipiert?

• Material: Ist das eingesetzte Material vollständig und zielführend?

• Milieu (Umfeld): Welche Ursachen aus dem Umfeld wirken sich nachteilig auf den Prozess aus?

Durch das Nutzen der Ishikawa-Methode können die Schwachstellen eines Prozesses genauer analysiert und anschließend in einem Diagramm festgehalten werden.

Prozessanalyse Methode: Ishikawa-Methode
Prozessanalyse Methode: Ishikawa-Methode

4. Six Sigma

Six Sigma ist eine Methode, die Unternehmen Instrumente zur Verfügung stellt, um die Leistungsfähigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Diese Leistungssteigerung und Verringerung der Prozessvariation trägt zur Fehlerreduzierung und Verbesserung der Gewinne, der Mitarbeitermoral und der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen bei. Six Sigma konzentriert sich auf die Reduzierung von unterschiedlichen Prozessvariationen und die Verbesserung der Prozesskontrolle, während Lean die Verschwendung (nicht wertschöpfende Prozesse und Verfahren) vermindert und die Standardisierung sowie den Arbeitsfluss fördert. Die Unterscheidung zwischen Six Sigma und Lean hat sich verwischt, wobei der Begriff „Lean Six Sigma“ immer häufiger verwendet wird, da Prozessverbesserung Aspekte beider Ansätze erfordert, um positive Ergebnisse zu erzielen.

Lean Six Sigma ist eine faktenbasierte, datengesteuerte Verbesserungsphilosophie, die die Fehlervermeidung über die Fehlererkennung stellt. Sie steigert die Kundenzufriedenheit und die Endergebnisse, indem sie Variation, Verschwendung und Zykluszeit reduziert und gleichzeitig den Einsatz von Arbeitsstandardisierung und Arbeitsfluss fördert und dadurch einen Wettbewerbsvorteil schafft. Sie gilt überall dort, wo Variation und Verschwendung vorhanden sind und jeder Mitarbeiter sollte einbezogen werden.

Eine weit verbreitete Methode ist der „DMAIC“-Zyklus. Die Buchstaben in der Abkürzung stehen für die fünf Phasen, aus denen sich der Prozess zusammensetzt, einschließlich der Werkzeuge, die zum Abschluss dieser Phasen verwendet werden: Define (Definieren), Measure (Messen), Analyze (Analysieren), Improve (Verbessern) und Control (Steuern) ist eine datengesteuerte Qualitätsstrategie zur Verbesserung von Prozessen.

  • Definieren: Definieren Sie das Problem, die Verbesserungsmaßnahme, die Verbesserungsmöglichkeit, die Projektziele und die (internen und externen) Kundenanforderungen
  • Messen: Messen Sie die Prozessleistung
  • Analysieren: Analysieren Sie den Prozess, um die Ursachen von Abweichungen und schlechter Leistung (Defekte) zu ermitteln
  • Verbessern: Verbesserung der Prozessleistung durch Angehen und Beseitigen der Grundursachen
  • Steuern: Kontrolle des verbesserten Prozesses und der zukünftigen Prozessleistung

5. Kaizen

Eine weitere Methode ist Kaizen, welches sich aus den Worten „Kai“ = „Veränderung“ und „Zen“ „zum Besseren“ zusammensetzt. Bei dieser Methode sollen Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Somit ist Kaizen weniger eine einmalig anzuwendende Methode, sondern versteht sich eher als Managementkonzept, welches dauerhaft gelebt werden soll. Im Fokus stehen dabei Mitarbeiter und Teams, welche Prozesse und Abläufe des Unternehmens kontinuierlich analysieren und Verbesserungspotenziale ableiten.

Der Kaizen-Prozess lässt sich auf nur vier Schritte zusammenfassen: PDCA - Plan-Do-Check-Act:

  • Plan - Definieren Sie Ihr Ziel und wie Sie es erreichen wollen
  • Do - Implementieren Sie den Plan und nehmen Sie alle Änderungen vor, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass er funktioniert
  • Überprüfen - die Ergebnisse auswerten und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren
  • Handeln - nehmen Sie Anpassungen auf der Grundlage der Ergebnisse des vorherigen Schritts vor

Business Process Reengineering / Business Process Redesign

Das Business Process Reengineering oder BPR ist die Analyse und Neugestaltung von Kerngeschäftsprozessen, um substanzielle Verbesserungen in ihrer Leistung, Produktivität und Qualität zu erreichen. Der Geschäftsprozess bezieht sich auf die Gesamtheit der miteinander verknüpften Aufgaben oder Aktivitäten, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen.

Einfach ausgedrückt bedeutet die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, die Art und Weise zu ändern, wie eine Person die Arbeit ausführt, sodass bessere Ergebnisse erzielt werden. Der Zweck der Geschäftsprozess-Reengineering besteht darin, die Arbeitsabläufe neu zu gestalten, um den Kundenservice dramatisch zu verbessern, ein höheres Maß an Effizienz zu erreichen, die Betriebskosten zu senken und ein Wettbewerber von Weltklasse zu werden.

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Wie werden Geschäftsprozesse analysiert? (Prozess Analyse)

Den zu analysierenden Prozess bestimmen

Unabhängig davon, welches größere Ziel verfolgt wird, muss zunächst identifiziert werden, welcher Prozess einer Analyse unterzogen werden soll. Typischerweise werden geschäftskritische Prozesse und deren Modelle analysiert. Dazu gehören Prozesse, die einen direkten Einfluss auf das Endprodukt, die Einnahmen, Ausgaben und andere kritische Komponenten haben oder eine unzureichende Leistung erbringen. Ebenso kann auch ein neuer, kürzlich implementierter Prozess analysiert werden, um sicherzustellen, dass er wie gewünscht funktioniert. Methoden zur Identifizierung von geschäftskritischen Prozessen finden Sie unter „Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es“.

Notwendige Informationen sammeln

Wenn ein Prozess festgelegt wurde, ist es erforderlich, so viele Informationen wie möglich zu sammeln, um ihn zu analysieren. In diesem Schritt besteht das Hauptziel darin, alle Informationsquellen über den Prozess durchzugehen, sei es das Überfliegen der Dokumentation oder die Befragung der beteiligten Personen.

Den Ist-Prozess abbilden

Um mit der Analyse fortfahren zu können, müssen Sie Ihre Ergebnisse in eine strukturierte Form bringen. Bei der Abbildung des Prozesses besteht das Ziel darin, alle relevanten Informationen, die Sie gesammelt haben, zu filtern und in übersichtlicher und strukturierter Form darzustellen. Bei einem klar visualisierten Prozess ist schnell festzustellen, welche Teilschritte gut funktionieren und welche nicht. Weiterhin werden dabei die Rollen der verschiedenen Beteiligten und somit auch die Abhängigkeiten dokumentiert.

Den Soll-Prozess definieren

Nach der Abbildung des Ist-Prozesses, kann der Prozess mitsamt der einzelnen Teilschritte und allen gesammelten Daten genauer analysiert werden. Ziel hierbei ist es, sinnvolle Verbesserungen am Prozess zu identifizieren. Hilfreiche Fragestellungen dabei sind:

  • Was sind die wichtigsten Bestandteile des Prozesses?
  • Welche Auswirkungen haben sie?
  • Würde es ausreichen, nur diese Komponenten zu verbessern?
  • Gibt es systematische Verzögerungen oder Probleme im Prozess?
  • Wie groß ist ihr Einfluss auf den Output?

Bei allen Schritten geht es darum zu verstehen, wie ein Geschäftsprozess verbessert werden kann. Mit den Erkenntnissen aus den vorangegangenen Schritten können Schwachstellen aufgedeckt und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

Welche Art von Verbesserungen für ein Unternehmen schließlich in Frage kommen, hängt von dessen individueller Situation ab, für die es keine Einheitslösung gibt.

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Nach der Geschäftsprozessanalyse: Wie werden Prozesse erstellt?

Für das Festhalten der Ist- und Soll-Prozesse gibt es diverse Werkzeuge. Obgleich es ebenso möglich ist, den Prozess in reiner Textform oder in Stichpunkten festzuhalten, bietet die grafische Darstellung viele Vorteile, wie etwa eine schnelle Übersicht über den Prozess sowie das einfache Erkennen von Fehlern oder Problemen. Für die grafische Darstellung gibt es verschiedene Möglichkeiten und digitale Tools.

Prozessflussdiagramm

Das Prozessflussdiagramm zählt zu den einfachsten und meist verbreiteten BPM Methoden, das einen Prozess Schritt für Schritt abbildet. Eine genaue Vorgehensweise ist hierbei nicht definiert, das Diagramm sollte jedoch so einfach gehalten werden, dass es auf einen Blick verständlich ist. Eine exemplarische Darstellung eines Prozessflussdiagramms kann wie folgt aussehen:

Prozessmanagement Methoden: Prozessflussdiagramm

Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Eine weitere Darstellungsmöglichkeit ist die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK). Hierbei werden Geschäftsprozesse mithilfe von drei Grundelementen modelliert. Diese bestehen aus Ereignissen (dem Eintreten eines Zustandes, der eine Aktivität auslöst), Funktionen (Aktivität, welche aus einem Ereignis folgt) und Konnektoren, welche die Ereignisse und Aktivitäten miteinander verbinden.

Prozessanalyse Methoden: Ereignisgesteuerte Prozesskette
Ereignisgesteuerte Prozesskette

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN 2.0 ist zum De-facto-Standard für Geschäftsprozessdiagramme geworden. BPMN ermöglicht es, die Geschäftsprozesse einer Organisation in einer klaren und konsistenten Weise zu erfassen und zu dokumentieren, die sicherstellt, dass die relevanten Stakeholder, wie z. B. Prozesseigner und Manager, in den Prozess einbezogen werden und diesen nachfolgend auch lesen können. Auf diese Weise kann das Team effektiver auf alle in den Prozessen identifizierten Probleme reagieren. BPMN bietet umfassende und dennoch reichhaltige Notationen, die sowohl von technischen als auch von nicht-technischen Beteiligten selbstständig leicht verstanden werden können und somit zur beliebtesten Darstellungsmethode gehört.

Fazit zur Business Process Analysis, Erstellung & Optimierung:

Unternehmen müssen heutzutage mehr denn je den Fokus auf die eigenen Prozesse setzen. Auch im Rahmen der ganzheitlichen Digitalen Transformation sind Prozesse ein essentieller Aspekt, der im Detail betrachtet werden muss. Somit ist es wichtig, seine eigenen Vorgänge zu kennen, diese zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern, um am schnelllebigen Markt einen Wettbewerbsvorteil zu haben. Mit diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen verschiedenen Methoden an die Hand gegeben, die Ihnen bei der Identifizierung, der Analyse sowie der Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse helfen.

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Victoria Heidenstedt
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