Was haben die HR-Chefin, der IT-Projektmanager und die Assistenz der Geschäftsführung gemeinsam? Ganz einfach: Prozesse. Denn Fakt ist: Egal, in welchem Unternehmen und welcher Position wir arbeiten: Prozesse begleiten uns täglich zuhauf. Sie bilden das Rückgrat der effektiven Zusammenarbeit und stellen sicher, dass wir unsere Tasks erledigen und die Geschäftsziele erreichen können. Ob wir wollen, oder nicht - wir sind auf Prozesse angewiesen. Das Problem: 99,9 % aller Prozesse laufen nicht, wie sie laufen könnten. Und so machen uns Workflows und Business-Abläufe Tag für Tag das Leben schwer: Kosten unser Team Zeit, dem Management Geld und uns - seien wir mal ehrlich - Nerven.
Wie Sie Prozesse Schritt-für-Schritt optimieren und welche Möglichkeiten die moderne Technik zur Prozessoptimierung bereit hält, lesen Sie hier:
Überlegen Sie nicht, welcher Prozess Ihnen im Alltag die meisten Nerven kostet.
Überlegen Sie, warum das so ist.
Dazu betrachten Sie den jeweiligen Prozess am besten aus der Vogelperspektive. Beispiel Urlaubsanträge. Selbst in hoch-digitalisierten Unternehmen wird der Freistellungsprozess nicht selten noch per Hand erledigt. Das ist nicht nur in Zeiten des Homeoffices schwierig, sondern entspricht heute schlichtweg nicht mehr den Möglichkeiten des modernen digitalen Arbeitsplatzes. Spielen wir den Prozess einmal durch:
1. Person A möchte Urlaub nehmen
2. Person A fragt Vorgesetzen B um Berechtigung
3. Vorgesetzter B erteilt die Berechtigung
4. Person A druckt den Urlaubsantrag aus, füllt diesen manuelle aus und legt ihn Vorgesetzem B zur Unterschrift auf den Schreibtisch
5. Vorgesetzter B unterzeichnet
6. Vorgesetzter B gibt das Dokument an Personaler C weiter
7. Personaler C unterzeichnet den Antrag
8. Personaler C erfasst den Urlaub im System
9. Person A bekommt den bewilligten Antrag in Papierform zurück
Können Sie noch folgen?
Selbst ein einfacher Prozess wie der Urlaubs-Workflow umfasst eine Vielzahl an Prozess-, Freigabe- und Ablageschritten. Dass es hier mancherorts hakt, ist daher nicht verwunderlich. Besser als zu sagen "wir müssen den Urlaubsantragsprozess optimieren" ist es, sich bewusst zu machen, welche einzelnen Prozessschritte von Nöten sind. Um dann im nächsten Schritt ableiten zu können, wie diese optimiert werden können. Wollen Sie einen bestimmten Prozess verbessern, muss im ersten Schritt eine Visualisierung desselbigen erfolgen. (Liegen die Stifte bereit?) Hierfür eignen sich Ablaufdiagramme ebenso wie formale Prozessmodelle, auch Prozesslandkarten genannt. Welche Darstellungsmethode zum Einsatz kommt, hängt von der Größe Ihres Prozesses und den nachfolgenden Optimierungsmaßnahmen ab (dazu später im Artikel mehr).
Die grafische Darstellung des Prozesses hilft Ihnen, spürbare Ineffizienzen sichtbar zu machen und vorhandene Schwachstellen aufzudecken. Oder, anders gesagt: Sie verwandelt gefühlte Wahrheiten in greifbare Fakten. Mithilfe eines Prozessmodells können Sie konkret ablesen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Sehen wir uns den Urlaubsantragsprozess genauer an und beantworten wir die folgenden vier Fragen:
- Wer erledigt welchen Posten?
- Wer ist für das Ergebnis verantwortlich?
- Welche Personen sind beteiligt?
- Welche Personen müssen informiert werden?
Die erste Frage ist in diesem Fall einfach zu beantworten und wird anhand unserer Grafik deutlich: Person A muss den Antrag ausfüllen, Vorgesetzer B diesen genehmigen und Personaler C prüfen.
Die zweite Frage ist in diesem Fall eher zweitranging, stellt jedoch in vielen anderen Prozesse einen wichtigen Faktor dar. Teil der Prozessoptimierung sollte deshalb die Beantwortung der Frage sein: Wer übernimmt die Verantwortung für das Ergebnis?
Frage drei ergibt sich aus Frage eins und ist klar zu beantworten.
Frage vier bedeutet, welche Personen im Nachgang über das Ergebnis eines Prozesses informiert werden müssen (etwa in Form eines Berichts, das Senden eines Dokuments) etc.
Haben Sie für Ihren individuellen Prozess diese vier Fragen beantwortet, ist die Deutung der Prozessdarstellung simpel: In unserem Beispiel fällt auf, dass mehrere Freigabestufen durchlaufen werden. Gleichzeitig sind viele Prozessbeteiligte zu unterschiedlichen Zeiten und womöglich an unterschiedlichen Standorten an Freigabe- und Weitergabeprozessen beteiligt. Ein relativ simpler Prozess wird durch die Vielzahl an Akteuren und Freigabestufen somit ziemlich zeitaufwendig. Vom Ausdrucken des Dokuments bis zur endgültigen Prüfung in der Personalabteilungen vergehen in den meisten Fällen mehrere Tage. Zudem verkomplizieren die vielen manuellen Prozessschritte den Ablauf erheblich.
Welche Stellschrauben können also gedreht werden, um unseren Beispielprozess effizienter zu gestalten? Einige Konstanten sind fix, so etwa die beteiligten Personen ebenso wie die Freigabeerteilungen. Das größte Optimierungspotenzial besteht also darin, die bestehenden Prozessschritte so zeiteffizient wie möglich zu gestalten. Und das funktioniert am besten mithilfe technologischer Unterstützung. Denn: Anträge drucken muss heute wahrlich niemand mehr. Auch händische Unterschriften sind dank digitaler Authentifizierungsverfahren Schnee von gestern. Damit begeben wir uns zum nächsten Schritt unseres Drei-Punkt-Fahrplans hin zu optimierten Prozessen:
Die Wahrheit ist: Wir lieben die Vorteile des digitalen Wandels.
Und scheuen uns gleichzeitig vor Veränderungen.
Online-Shopping, Sprachsteuerung und digitale Flugtickets gehören längst zu unserem Alltag. Und trotzdem pflegen wir analoge Riten wie einen Schatz aus einer anderen Zeit: schreiben plötzlich wieder Postkarten, knipsen Polaroids oder notieren Termine im Wandkalender - wo uns doch Outlook zuverlässig auf alle anstehenden Events hinweist. Manche Abläufe sind in unserer DNA - sie sind liebgewonnene Gewohnheiten, die uns viel Zeit kosten, von denen wir uns aber nicht so Recht trennen wollen.
Businessprozesse sind da keine Ausnahme.
Im Gegenteil: Wer ein Drittel seines Lebens am Schreibtisch verbringt, sammelt im Laufe der Zeit so einige Prozessleichen an. Betrifft das nur den Post-it, der seinen Platz am Computerbildschirm hartnäckig verteidigt, halten sich die Auswirkungen auf Arbeitsabläufe meist im Rahmen. Anders sieht es aus, wenn bei einem Prozess mehrere Personen beteiligt sind, dieser Freigaben, Dokumente und wichtige Daten beinhaltet und der ein festgesetztes Ziel hat, etwa eine Deadline. In diesem Fall kann die Angst vor Veränderungen und das Festhalten an eingefahrenen Strukturen zu Ineffizienzen führen, die das gesamte Unternehmen betreffen.
Schritt zwei zu optimierten Prozessen lautet daher immer: Machen Sie sich moderne Technologien zunutze - sie sind Ihr bester Freund!
Angst entsteht oft dort, wo Unwissen herrscht. Dabei ist es gar nicht nötig, die technischen Details zu kennen. Viel wichtiger ist es zu verstehen, wie Ihnen Tools den Arbeitsalltag erleichtern können. Denn darin ist die moderne Technik ziemlich stark. Während wir das Denken übernehmen, verwandeln kleine Bots und schlaue Algorithmen unsere Anweisungen in Windeseile in vorzeigbare Ergebnisse. Ohne Fehler, ohne Korrekturschleife. Zu wissen, dass die Eingabe von Daten oder das Weiterleiten eines Dokuments ganz automatisch passiert, kann den Druck im Arbeitsalltag ungemein erleichtern. Schließlich ist alles, woran wir selbst nicht denken müssen, ein To-do weniger auf unserer Liste.
- Sie funktionieren automatisch: Moderne Prozessoptimierung heißt, Abläufe teilweise oder vollständig zu automatisieren. Damit entfallen für Sie zahlreiche Prozessschritte – das entlastet den Arbeitsalltag und schenkt Ihnen konkret mehr Zeit für andere Tätigkeiten - nämlich jene, die Freude machen, die kreativ sind und tatsächlich Wertschöpfung ins Unternehmen bringen.
- Sie werden digital abgebildet: Der Post-it, der uns an den Geburtstag des Patenkindes erinnert: schön und gut. Im Arbeitsalltag sind analoge Abläufe jedoch weder ökonomisch noch zeitgemäß.
- Sie sind fester Bestandteil des hybriden Arbeitsplatzes: Hybrid ist das neue normal - standortabhängiges Arbeiten nicht länger der Status quo. Manuelle Abläufe und analoge Prozesse, die nicht automatisiert sind, lassen sich in der neuen Arbeitswelt nur schwer umsetzen. Moderne Technik ist somit die Grundlage für einen digitalen Arbeitsplatz und eine attraktive Arbeitsumgebung.
Die Vorteile der Prozessdigitalisierung sind klar, nun geht es ins Detail:
Um diese Frage beantworten zu können, müssen zuerst einige Grundlagen der Prozessoptimierung geklärt werden. Zum einen muss vor der Auswahl einer möglichen Software immer erst eine Spezifikation des vorhanden Ablaufs erfolgen. Konkret muss nun definiert werden, ob es sich um einen Workflow (also einen einfachen Arbeitsablauf) handelt, zum Beispiel das Versenden einer Push-Notification nach Erhalt einer E-Mail, oder einen komplexen Prozess (also den strategischen Ablauf) mit klar definiertem Anfang und Ziel, etwa einen Eingangsrechnungsprozess, einen komplexen Freigabeprozess oder einen Bestellprozess.
Wer mit Microsoft 365 arbeitet, kommt um das Tool Power Automate (ehemals Flow) nicht herum. Power Automate bietet Nutzern die Möglichkeit, bestimmte Abläufe auf Grundlage des Prinzips Ereignis (Trigger) –> Aktion zu automatisieren. Hierbei geht es weniger darum, komplizierte Prozesse darzustellen und Verantwortlichkeiten zu klären und mehr um die technischen Grundlagen hinter einem digitalen Workflow. Statt permanent den Posteingang nach wichtigen E-Mail-Eingängen zu checken, kann ein Benachrichtigungs-Workflow etabliert werden, der automatisch eine Push-Notification verschickt (Aktion), wenn eine Mail mit einem bestimmten Absender eingeht (Auslöser). Das ist natürlich nur ein Beispiel von vielen.
Welche Workflows können mittels Power Automate optimiert werden?
Power Automate kommt dort zum Einsatz, wo sich wiederholende manuelle Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Beispiele für Workflows, welche mittels Power Automate automatisch ausgeführt werden können, sind: Freigaben anfordern, Bearbeitung von Formularen, Versenden von Notizen, E-Mails und Push-Notifications.
Wer kann automatisierte Workflows mit Power Automate erstellen?
Power Automate ist eine no-code Plattform und ermöglicht es allen Microsoft-Usern, selbständig Workflows anzulegen. Wem dafür die nötigen Skills oder Ressourcen fehlen, engagiert für die Modellierung der Workflows einen auf Microsoft-Anwendungen spezialisierten Dienstleister. Als Teil des Microsoft-Kosmos, ist der Einsatz von Power Automate für alle MS-Nutzer denkbar einfach.
Was sind die Vorteile?
- Optimierung täglicher Workflows
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
- Gesteigerte Produktivität im Unternehmen
Im Rahmen von BPM werden Geschäftsprozesse nicht nur gemanagt, sondern auch modelliert, ausgeführt, optimiert und analysiert. Die Grundlage dafür bilden spezielle BPM-Tools (auch: iBPM = intelligent Business Process Management; BPA = Business Process Automation) genannt. Inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter auf dem BPM-Markt. Unterschieden werden bei den Software-Lösungen zwei Arten: Zum einen BPM-Tools, mit deren Hilfe einfache Abläufe, wie Freigabeprozesse, automatisiert werden können. Zum anderen sogenannte BPM-Suiten, welche eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Prozessoptimierung abdecken und mit deren Hilfe Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch gestaltet, gesteuert und überprüft werden können. Mittels BPM-Suite können sowohl einzelne Prozesse als auch die Geschäftsprozesse eines Unternehmens in ihrer Gesamtheit optimiert werden.
Welche Prozesse können mittels BPM optimiert werden?
Für die Optimierung mittels BPM eignen sich alle komplexen Prozesse, die strukturiert und mit definiertem Anfangs- und Endpunkt ablaufen (end-to-end-Prozesse). Beispiel dafür sind: Purchase-to-Pay-Prozesse, Bestellprozesse, Freigabeprozesse, Beschaffungsprozesse, Eingangsrechnungsprozesse, Urlaubsanträge und viele weitere.
Wer kann Prozesse mithilfe von BPM steuern?
Möchten Unternehmen oder einzelne Abteilungen einen oder mehrere ihrer Prozesse mittels BPM automatisieren und optimieren, erfolgt die Einführung eines BPM-Tools oder einer BPM-Suite. Da die interne IT hier meist an ihre Grenzen stößt, empfiehlt es sich, bei der Auswahl der passenden Software und der darauffolgenden Modellierung, Steuerung und Analyse einen auf BPM-spezialisierten Dienstleister ins Boot zu holen.
Was sind die Vorteile von BPM?
- bessere Nachvollziehbarkeit und höhere Transparenz
- kürzere Durchlaufzeiten
- weniger manuelles Handling
- gesteigerte Produktivität in der Abteilung
- übersichtlichere Formulare
- einfache Verknüpfung unterschiedlicher Systeme
Hierbei werden kleine Software-Roboter so programmiert, dass sie bestimmte Aufgaben (zum Beispiel die Übertragung von Daten) automatisch und ohne menschliches Zutun erledigen. Klingt futuristisch, gehört jedoch in vielen Unternehmen bereits zum Standard. RPA wird als eine der wichtigsten Technologien der Zukunft gehandelt. Es ist also wahrscheinlich, dass Sie im Laufe Ihres Arbeitsalltages noch mit den hilfsbereiten Bots in Berührung kommen werden. Zu den wichtigsten Anbietern von RPA-Software gehören Automation Anywhere, Blue Prism und UiPath.
Bei welchen Prozessen kann RPA unterstützen?
RPA kommt überall dort zum Einsatz, wo Mitarbeitende große Datensätze in unterschiedlichen Systemen pflegen müssen und dadurch viel Zeit bei der manuellen Ausführung zeitintensiver Routineaufgaben verlieren. Beispiele sind: Bearbeitung von Kundenanfragen, Anträgen und Rechnungen, Anlegen von Kunden-, Vertrags- und Produktstammdaten, Datenübertragung und Datenpflege.
Wer kann RPA-Bots steuern?
Im Arbeitsalltag werden die Bots auf Anweisung eines Mitarbeitenden hinzugezogen. Die dafür notwendige Programmierung erfolgt durch einen entsprechenden IT-Dienstleister. Dieser wählt die passende RPA-Software aus, weist die Bots in ihre Aufgaben ein und schult die beteiligten Mitarbeiter im Umgang mit dem RPA-Tool.
Was sind die Vorteile von RPA?
- hohe Zeitersparnis durch die Unterstützung bei Routinetätigkeiten
- bessere Datenqualität und reduzierte Fehlerquote
- Integration in unterschiedlichen Systemen möglich
- keine Schnittstellenprogrammierung erforderlich
In den ersten beiden Schritten haben Sie sich ihren Prozess bildlich vor Augen geführt und vielleicht bereits überlegt, welche Technologie für die Optimierung in Frage kommt. Nun geht es darum, das Projekt in Gang zu bringen. Legen Sie sich hierfür eine sogenannte Battle-Card zurecht, auf der Sie stichfeste Argumente notieren, die das Management von Ihrem Vorhaben überzeugen. Notieren Sie darauf folgende Punkte. Desto konkreter Sie an Ihren Vorgesetzten herantreten, umso wahrscheinlicher erhalten Sie ein Go:
- Wie sieht der Prozess bisher aus? Zeichnen Sie den Prozess hierfür wie in Schritt 1 beschrieben auf. Wer ist an dem Prozess beteiligt (intern und extern) und wer für das Ergebnis verantwortlich? Desto genauer Sie den Prozess kennen, umso besser können Sie argumentieren.
- Wo liegen die größten Schwachstellen? Warum büßt der Prozess Ihrer Meinung nach an Effizienz ein? Liegt es an zeitaufwendigen manuellen Arbeitsschritten? An häufigen Systemsprüngen? An der Anzahl oder mangelnder Schulung der Prozessbeteiligten?
- Wie könnte man diese Schwachstellen Ihrer Meinung nach eliminieren? Sie arbeiten jeden Tag mit dem Prozess und kennen ihn daher am besten. Geben Sie Ihre Einschätzung ab, welche Maßnahmen Ihrer Meinung nach zu einer Verbesserung im Ablauf führen würden.
- Beziehen Sie das gesamte Team mit ein und fragen Sie alle am Prozess beteiligten Personen nach ihren jeweiligen Stolpersteinen. Womöglich rückt damit nicht nur das Problem, sondern auch die Lösung in greifbare Nähe.
- Klopfen Sie bei der hausinternen IT an: Vielleicht hat die Fachabteilung eine Idee, wie sich Ihr Prozess schnell und einfach optimieren lässt.
- Überlegen Sie sich handfeste Argumente, warum der Prozess, wie er derzeit läuft, unbedingt optimiert werden muss. Denken Sie daran, dass Sie bei den jeweiligen Entscheidern nur mit Begründungen punkten, die direkt auf übergeordnete Unternehmensziele einzahlen. Die Aussagen, ein Prozess oder Ablauf sei öde, mache wenig Spaß oder Sie würden lieber andere Dinge erledigen, zieht bei der Chefetage nicht.
–> Prozesse optimieren steigert die Produktivität: Mitarbeitende die nicht mit ineffizienten Prozessen beschäftigt sind, können sich solchen Aufgaben widmen, die direkt zur Wertschöpfung beitragen. Das steigert die Produktivität in der Abteilung, was sich langfristig in einer positiven Entwicklung der Geschäftszahlen zeigt.
–> Prozesse optimieren spart Zeit: Und Zeit ist, wie wir alle wissen, Geld. Ineffiziente Prozesse kommen Unternehmen teuer zu stehen. Optimierte Prozess sparen hingegen Ressourcen.
–> Prozesse optimieren sichert die Wettbewerbsfähigkeit: Die oben genannten Technologien sind längst keine Zukunftsmusik mehr. Auch kleine und mittlere Unternehmen wissen inzwischen, dass die eigene Konkurrenzfähigkeit langfristig davon abhängen wird, wer das digitale Wettrennen mitläuft.
–> Prozesse optimieren fördert die digitale Transformation: Der digitale Wandel muss über Abteilungen hinweg realisiert werden. Prozessoptimierung automatisiert und digitalisiert Abläufe und trägt so dazu bei, dass die digitale Reife des Unternehmens weiter wächst.
–> Prozesse optimieren heißt, Schwachstellen aufzudecken und Abläufe messbar zu machen: Indem moderne Technologien Prozesse aufzeichnet, steuert und analysiert, eröffnet die Prozessdigitalisierung einen ganzheitlichen Blick auf interne Abläufe und schafft so erst die Voraussetzungen für die Optimierung von Prozessen.
Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht, so lautet ein provokantes Sprichwort von W. Edwards Deming. Klingt überspitzt, trifft jedoch voll und ganz zu. Nirgendwo sonst liegt so viel Potenzial brach wie bei Unternehmensprozessen. Das bekommen besonders die Prozessbeteiligten deutlich zu spüren. Viele Prozesse behindern glatte Abläufe, statt diese zu unterstützen.
Die Gründe sind vielfältig: manuelle statt digitaler Bearbeitungsverfahren, fehlende Zuständigkeiten und mangelnde Automatisierung sind die größten Stolperfallen im Prozessalltag. Um Abläufe zu optimieren, stehen Unternehmen inzwischen zahlreiche moderne Technologien zur Verfügung. Einfache Workflows lassen sich mit leicht umsetzbaren Lösungen wie Power Automate von Microsoft schnell und unkompliziert realisieren. Für komplexere Prozesse eignet sich die Prozessoptimierung mittels Business Process Management. Hierbei werden Prozesse nicht nur gesteuert und automatisch ausgeführt, sondern auch abgebildet und analysiert. Die Grundlage der Prozessoptimierung. Zuletzt können RPA-Bots bei der Pflege großer Datenmengen unterstützen und so immens zur Effizienz beitragen.
Wollen Mitarbeiter Alltagsprozesse verbessern, geht der Weg meist über den direkten Vorgesetzen. Schlagkräftige Argumente sind hier ein Muss!
