1. Publishing Intranet und Collaboration im Vergleich
2. Welche Tools eignen sich für die Themen Publishing Intranet und Collaboration?
3. Fazit: Unternehmen brauchen heute beides
Urlaubsantrag, Projektdetails und Corona-Hygieneregeln – die Menge an Informationen, die täglich im Intranet oder über ein Collaboration Tool eines Unternehmens verbreitet und getauscht werden, ist enorm. Nicht zuletzt hat sich das Thema standortunabhängige Kommunikation auch aufgrund der Corona-Pandemie zu einer der großen Herausforderungen am digitalen Arbeitsplatz entwickelt. Vielen Unternehmen stellt sich dabei immer wieder die Frage nach den Unterschieden zwischen Intranet und Collaboration Tool. Im Folgenden stellen wir deren Einsatzmöglichkeiten und Funktionalitäten deshalb genauer vor.
Publishing Intranet und Collaboration im Vergleich
Vorbei sind die Zeiten, in denen das Intranet Portal ein statisches Gimmick war. Heute ist das firmeneigene Intranet sowohl digitales Sprachrohr als auch Publishing-Plattform des Unternehmens. Hier werden alle mitarbeiterrelevanten Informationen gespeichert und zum Konsum bereitgestellt. Dazu gehören neben aktuellen News auch wichtige Dokumente, Anträge und Handbücher. Die Kommunikation über ein Intranet funktioniert also genau in eine Richtung: vom Unternehmen an die Mitarbeiter. Anders: Collaboration Tools. Hier liegt der Fokus im Austausch zwischen den Mitarbeitern. Diese können untereinander über Projekte sprechen, Fragen diskutieren, an Dokumenten arbeiten und diese auch final dort ablegen.
Publishing Intranet
Der Begriff Publishing Intranet (auch oft: Social Intranet, Intranet oder Business Intranet) beschreibt ein zentrales Informationsportal, welches unternehmensrelevante Informationen digital zur Verfügung stellt. Somit können Informationen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen, Unternehmenshandbücher, News oder Veranstaltungen veröffentlicht werden. Diese Form des Intranets eignet sich zur Bereitstellung von Informationen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen betreffen und zentral bereitgestellt werden müssen. Im Gegensatz zu Collaboration Tools, kann der Mitarbeiter hier lediglich Informationen konsumieren. Eine Interaktion ist nicht möglich.
Collaboration
Der Begriff Collaboration, welcher auch oft im Zusammenhang mit dem Begriff Communication auftaucht, beschreibt den Austausch von Informationen in einer definierten Personengruppe, etwa zwischen Abteilungen oder in Projektgruppen. Ziel eines Collaboration Tools ist es, Mitarbeitern eine Plattform zu bieten, welche sowohl die gemeinsame Arbeit an Projekten als auch den Austausch über diese ermöglicht.
Welche Tools eignen sich für die Themen Publishing Intranet und Collaboration?
Inzwischen herrscht auf dem Intranet-Markt geradezu ein Überangebot. Zahlreiche Anbieter, darunter auch viele kleine Unternehmen, bieten Intranet-Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse an. Die gängigsten Social Intranet Tools sind SharePoint, Coyo, SAP Jam und Jive, um nur einige zu nennen. 2020 war dank coronabedingtem Homeoffice auch das Jahr der Collaboration Tools, an vorderster Stelle steht hier MS Teams. Im Folgenden stellen wir zwei Lösungen aus dem Hause Microsoft vor, die beide Teil des Microsoft 365 (ehemals Office 365) Pakets sind:
SharePoint Online
SharePoint online ist ein Serviceangebot von Microsoft 365, das die zentrale, unternehmensweite Bereitstellung von Informationen in den Fokus stellt. SharePoint beinhaltet unter anderem die folgenden Kernfunktionalitäten:
Microsoft Teams
Teams hat seit Beginn der Corona-Pandemie stark an Aufwind gewonnen und ist in vielen Unternehmen zum Kommunikationstool Nummer 1 avanciert. Die Software bietet gleichen Interessengruppen die Möglichkeit, mobil zusammenzuarbeiten. Für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, stellt MS Teams somit eine passende Alternative zum persönlichen Austausch im Büro dar. Ein ausgefeiltes System an Chat-Funktionalitäten, Webcam-Meetings und vielen weiteren Features ermöglicht es Teams, standortunabhängig, digital miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. Laufende Projekte kommen somit auch bei hohen Remote-Zahlen nicht zum Stillstand und können in Teamräumen problemlos weiter miteinander bearbeitet werden. Einen zentralen Vorteil bietet Teams vor allem damit, dass auch externen Nutzern Zugriffsrechte gewährt werden können. Somit können beispielsweise auch Kunden und Lieferanten zu Teamräumen eingeladen und gemeinsam an Konzepten und Projektplänen gefeilt werden. Das ersetzt zwar nicht das persönliche Treffen, ermöglicht aber, Kontakte auch in Zeiten von Corona weiter zu pflegen.
Ist es möglich, die beiden Tools miteinander zu verknüpfen?
Microsoft wäre nicht Microsoft, hätte es nicht auch hierfür eine Lösung parat. Wie alle Bausteine des Microsoft 365 Pakets können auch SharePoint Online und Microsoft Teams kombiniert genutzt werden. MS Teams kann dann als zentraler Einstiegspunkt in die digitale Unternehmenskommunikation dienen. Eine Integration von SharePoint Online ermöglicht es, einfach und bequem aus Teams heraus in den SharePoint zu springen, wie hier zu sehen ist:
Fazit: Unternehmen brauchen heute beides
Wenngleich sich Intranet und Collaboration Tool auf den ersten Blick zu ähneln scheinen, unterscheiden sich die beiden maßgeblich in ihren Funktionalitäten. Intranet-Plattformen dienen Unternehmen vor allem als Kommunikationsplattform für interne Belange. Fotos der Weihnachtsfeier können hier ebenso geteilt werden wie Hygieneregeln und das aktuelle Mitarbeiterhandbuch. Collaboration Tools hingegen zeichnen sich durch ihren interaktiven Ansatz aus. So können über MS Teams Projektgruppen miteinander arbeiten, Dokumente teilen und sich per Video-Chat live austauschen. Unser Fazit: Entweder – oder? Nein, sowohl – als auch!
