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Robotic Process Automation: Wie Zeiträuber zu Effizienzwundern werden

Zeitaufwändige Routineaufgaben sind sowohl Angestellten als auch Geschäftsführer*innen ein Graus. Nirgendwo sonst geht im Arbeitsalltag so viel Zeit verloren wie bei der manuellen Pflege von Daten. Das demotiviert Mitarbeiter und senkt die Rentabilität. Robotic Process Automation (RPA) geht ineffizienten Prozessen an den Kragen! Lesen Sie hier, wie Routineaufgaben wieder Spaß machen und aus Zeiträubern Effizienzwunder werden:

Geschrieben von
Ingo
February 26, 2021
-
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Inhaltsverzeichnis

  • Was ist Robotic Process Automation?
  • Wo kommt RPA zum Einsatz und was kann es leisten?
  • Welche Vorteile hat RPA?
  • Welche Kriterien muss ein Prozess für den Einsatz von RPA erfüllen?
  • Auswertung der Kriterien: Scoring Modell und Kosten-Nutzen-Betrachtung
  • Fazit: Geringere Durchlaufzeit, steigende Zufriedenheit

Was ist Robotic Process Automation?

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Computer säße ein kleiner Helfer, der Sie bei der Pflege großer Datensätze begleitet und Eingabefehler bei Bedarf korrigiert. Klingt verlockend, oder? Robotic Process Automation (RPA, zu deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung) macht es möglich.

Unter RPA versteht man die Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten mithilfe von (Software-)Robotern. Diese kleinen Helfer, sogenannte Software-Bots, sind darauf programmiert, menschliche Arbeitsschritte nachzuahmen. Zum Einsatz kommen sie überall dort, wo Arbeitsprozesse einem klaren Muster folgen. Denn während Software-Bots exzellente Assistenten sind, können sie eines nicht: Selbstständig denken.

Betrachtet man die vielen Vorteile der RPA, bleibt das aber nebensächlich. RPA steigert die Effizienz und senkt die Fehleranfälligkeit bei Routineaufgaben deutlich. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden der Automatisierung, wie etwa der Machine-to-Machine Kommunikation mittels programmierter Schnittstelle, interagieren Software-Bots mit der bestehenden grafischen Oberfläche. RPA bedarf damit keiner Schnittstellen-Programmierung und lässt sich somit in viele Systeme einfach integrieren.

Wo kommt RPA zum Einsatz und was kann es?

Bots kommen überall dort zum Einsatz, wo Aufgaben mit hohem Strukturierungsgrad und gleichbleibendem Ablauf zu erledigen sind.

Mögliche Einsatzszenarien sind:

• Anlegen und Updaten von Produktstammdaten

• Rechnungserstellung

• Self-Service Anfragen des User Help Desk (z. B. Zurücksetzen des Passworts)

• Digitalisierung von Datensätzen (Rechnungsdokumente, Vertragsdaten)

• Anlegen von Kunden- und Vertragsdaten

• Kredite bewerten und verwalten

• Auftragsabwicklung

Dabei greift ein RPA Bot auf ein breites Repertoire an Fähigkeiten zurück:

• Anmeldung in einer beliebigen Anwendung

• Interaktion mit einer grafischen Benutzeroberfläche (z. B. das Ausfüllen von Formularen)

• Extrahieren von Inhalten aus Dokumenten, E-Mails und Formularen

• Zugriff auf Systemdaten (über grafische Oberfläche oder Datenbankzugriff)

• Datentransformation und -aggregation (z. B. Durchführung von Berechnungen)

• Kontinuierliche Überwachung von Drittsystemen (z. B. Ordner, Postfächer, etc.)

• Kommunikation via E-Mail oder MS Teams

• Regelbasierte Bearbeitung von Prozessen (wenn …, dann …)

Aus dem jeweiligen Einsatzzwecke erschließt sich, welche Art der roboterbasierten Automation zum Einsatz kommt. Dabei wird zwischen zwei Formen der RPA unterschieden: beaufsichtigte (attended) RPA und unbeaufsichtigte (unattended) RPA:

Beaufsichtigte RPA: Der digitale Assistent im Arbeitsalltag

Eine Form der roboterbasierten Prozessautomatisierung stellt die beaufsichtigte RPA dar, welche auch als Robotic Desktop Automation (RDA) bezeichnet wird. Der RPA-Bot wird dabei auf dem Rechner der jeweiligen Mitarbeitenden ausgeführt und ermöglicht somit eine Interaktion zwischen Nutzer*in und RPA-Bot. Diese Anwendung ist vergleichbar mit einem Excel-Makro, also einem Excel Add-on zur Umsetzung individueller Nutzeranforderungen. Die beaufsichtigte RPA bietet sich bei wiederkehrenden und stark regelbasierten Aufgaben an. Mitarbeiter*innen können in diesem Fall während der Ausführung eines Arbeitsprozesses auf den Bot zugreifen und Arbeitsschritte mit dessen Hilfe stark beschleunigen. Der beaufsichtigte Bot kann somit wie ein persönlicher digitaler Assistent des jeweiligen Mitarbeiters verstanden werden.

Unbeaufsichtigte RPA: Helfer im Hintergrund  

Bei der unbeaufsichtigten RPA arbeiten die Bots eigenständig und in der Regel ohne menschliche Interaktion. Die Bots können dabei mehrere Systeme ansprechen, bei Bedarf weitere RPA-Bots starten und sogar Aufgaben intelligent untereinander verteilen. Unbeaufsichtigte Bots können beispielsweise Ordnerstrukturen oder E-Mail Postfächer im Hintergrund voll automatisiert überwachen, die eingehenden Daten sammeln, analysieren, verarbeiten und final in das gewünschte Drittsystem pflegen. Nach erledigter Arbeit wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin vom Bot über den neuen Datenstand im System informiert. Die Roboter sind dabei nicht auf dem jeweiligen Rechner installiert, sondern werden auf eigenen Servern ausgeführt.

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Welche Vorteile hat der Einsatz von Robotic Process Automation?

Bestehende Prozesse bleiben unverändert

RPA-Bots interagieren mit Systemen und Anwendung auf der grafischen Oberfläche – genau so, wie es ein menschlicher Mitarbeiter auch tun würde. Somit sind Anpassungen an den bereits eingesetzten Programmen (z. B. Systemanalyse, Schnittstellenprogrammierung und ggf. -erweiterung) nicht notwendig und bestehende Prozesse können fortbestehen. Regelbasierte Routineaufgaben innerhalb eines Prozesses können dadurch schnell mittels eines RPA-Bots realisiert werden, ohne einen Eingriff in die Technik vornehmen zu müssen.

Maximale Daten- und Prozessqualität

Ein großer Vorteil von RPA ist, dass die erwünschten Resultate unmittelbar nach der Implementierung der Bots zu sehen sind. Leichtsinnsfehler können den besten Angestellten unterlaufen. Dank Bot gehören Fehlerteufel und Zahlendreher der Vergangenheit an. Daten- und Prozessqualität werden somit maximal optimiert. Gleichzeitig hält der Bot den zuvor definierten Prozessablauf jederzeit ein. Ein Software-Roboter wird somit niemals selbstständig vom definierten Prozess abweichen und arbeitet die Schritte immer in den vorgegebenen Pfaden ab.

Mitarbeitermotivation steigt

Die Motivation von Mitarbeitern wirkt sich nicht nur auf deren Gemüt, sondern ebenso auf die Arbeitsleistung aus. Glückliche Angestellte sind produktiver, gesünder und machen weniger Fehler. RPA-Bots können unbeliebte Routineaufgaben wie die Auslese und Pflege von Daten oder die Rechnungsbearbeitung, vollständig übernehmen. Das entlastet Mitarbeiter und gibt diesen mehr Zeit für wertschöpfende und motivierende Tätigkeiten.

RPA ist wirtschaftlich rentabel

RPA zahlt sich doppelt aus: Zum einen ergibt sich die wirtschaftliche Rentabilität von RPA auf die einfache Implementierung des Bots zurückzuführen: Ein RPA-Bot nutzt die bestehenden Eingabemasken (die grafische Oberfläche) der Anwendungen. Dadurch sind kostspielige Schnittstellenerweiterungen zur Kommunikation mit der Anwendung meist nicht notwendig. Zum anderen macht sich die Investition in RPA bereits nach kurzer Zeit bezahlt.

Einfache Anbindung von Legacy Systemen

Ein weiterer wichtiger Vorteil von RPA-Bots zeigt sich beim Einsatz in sogenannten Legacy Systemen. Diese Systeme basieren auf alten und wenig verbreiteten Technologien. Meist gibt es kaum noch Mitarbeiter mit dem Know-how, diese zu pflegen. Gleichzeitig sind Experten aufgrund der hohen Nachfrage oft sehr teuer. Der Einsatz von RPA macht die Anpassung der Legacy Systeme obsolet, sodass eine Anbindung dieser mit niedrigen Budgets durchgeführt werden kann.

Wie gelingt ein unkomplizierter Einstieg in Robotic Process Automation?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich nicht alle Prozesse für eine Überführung in RPA-Lösungen eignen. Im ersten Schritt muss deshalb die bestehende Prozesslandschaft auf eine Reihe an Kriterien hin untersucht werden:

Minimalkriterien

Die Planung, Implementierung und Wartung von RPA-Bots werden enorm erleichtert, wenn stark regelbasierte Prozesse für die Automatisierung verwendet werden. Klare Regeln geben dem RPA-Bot vor, welche Schritte in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden und müssen vor Einführung der RPA daher klar definiert werden.

Ein weiteres Minimalkriterium stellt die Frequenz des Prozesses dar. Mit Frequenz ist dabei die Häufigkeit gemeint, mit der ein Prozess oder Prozessschritt wiederholt wird. Ein Reporting Prozess, der mehrmals täglich durchgeführt wird, ist für die Automatisierung mittels RPA-Bots somit besser geeignet als die Erstellung des Jahresreports.

Ebenso spielt die Standardisierung des Prozesses eine wichtige Rolle. Ein Prozess mit hoher Standardisierung ist klar dokumentiert und weist keine unbekannten Variationen auf – das optimale Umfeld für den Einsatz von Software-Bots.

Zudem sollte der Prozess elektronisch lesbare Standarddatentypen verwenden, um die Interaktionsmöglichkeiten mit verschiedenen Systemen sicherzustellen. Als elektronische Standarddatentypen sind maschinell leicht lesbare Formate wie z.B. XML, CSV, E-Mail oder Websites gemeint. Diese enthalten in der Regel strukturierte Daten (z. B. eine Tabelle) oder semi-strukturierte Daten (z. B. eine E-Mail) und können von einem RPA-Bot leicht verarbeitet werden. Daten, die nicht elektronisch verfügbar sind (z. B. Briefe und Rechnungen) können eingescannt und vom RPA-Bot mit Hilfe von Optical Character Recognition (OCR) in semi-strukturelle Daten umgewandelt werden.

Zusatzkriterien

Neben den Minimalkriterien, die idealerweise bei der Auswahl des zu automatisierenden Prozesses hoch ausgeprägt sind, können Prozesse auch Zusatzkriterien aufweisen. Diese stellen keine Notwendigkeit für den Einsatz von RPA-Bots dar, sind jedoch wünschenswert und erleichtern den effizienten Einsatz:

RPA-Bots eignen sich am besten für Prozesse die Kalkulationen mit geringer Komplexität beinhalten. Bei komplexen Kalkulationen (z. B. dynamische Rechenverfahren, aufwendige statistische Berechnungen), steigen die Implementierungs- und Wartungskosten des RPA-Bots schnell an.

Eine wichtige Rolle bei der Überlegung zum Einsatz von RPA spielt zudem die benötigte Anzahl an Ausnahmen. Jede Ausnahme oder Abweichung muss beim Einsatz von RPA-Bots entsprechend in den Handlungsanweisungen des Roboters hinterlegt werden, damit dieser auf die vorgegebenen Abweichungen reagieren kann. Beinhaltet ein Prozess viele Eventualitäten und Entscheidungen, so kann dieser zwar von einem RPA-Bot bearbeitet werden, jedoch sind Implementierungs- und Wartungskosten gegenüber einem Prozess mit hoher Standardisierung um ein Vielfaches höher.

Prozesse mit wenigen manuellen Eingriffen eignen sich besonders gut für den Einsatz von RPA. Sind im Prozessablauf viele manuellen Instanzen geplant (z. B. manuelle Kontrollen durch Mitarbeiter), so wirkt sich das negativ auf die Durchlaufzeit und somit den ROI des eingesetzten RPA-Bots aus.

Kommen RPA-Bots dort zum Einsatz, wo an einem Prozess mehrere Softwareprogramme beteiligt sind, sind die möglichen Effizienzgewinne besonders hoch. Das liegt an der immensen Zeitersparnis, die Mitarbeitenden entsteht, wenn der manuelle Wechsel zwischen Programmen, die Anmeldung in Systemen und die Übertragung von Daten entfällt. Dennoch können zu viele beteiligte Softwareprogramme zu Instabilität im Prozess führen, sodass eine Begrenzung der Softwareprogramme sinnvoll ist.

Ähnliches gilt für die Anzahl an beteiligten Benutzern. Sind in einem Prozess viele unterschiedliche Nutzer beteiligt, so ist der Prozess für eine RPA-Lösung eher ungeeignet. Hier ist der Einsatz eines Business Process Management Systems mit integrierter Workflowlösung empfehlenswert.

Sonderkriterien

Zuletzt sollte auch folgendes Sonderkriterium beachtet werden:

Bei global agierenden Unternehmen ist die Mehrsprachigkeit ein nicht zu vernachlässigender Faktor bei der Überführung von Prozessen. Ein RPA-Bot, welcher auf eine deutsche oder englische Menüführung ausgelegt ist, wird in einer Eingabemaske mit italienischer oder chinesischer Oberfläche die richtigen Ein- und Ausgabefelder schlichtweg nicht finden können.

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Scoring Modell: Welche Prozesse eignen sich für RPA

Basierend auf den zuvor genannten Kriterien lässt sich ein Scoring Modell erstellen, das alle im Unternehmen laufenden Prozesse aufzeigt. Ziel des Scoring Modells ist es, die Eignung eines bestimmten Prozesses für die Überführung in eine RPA-Lösung zu evaluieren. Zudem werden die ausgewählten Prozesse hier bereits für die Implementierungsphase entsprechend priorisiert.

Erstellt wird das Scoring Modell anhand folgender Schritte:

  • Zusammenstellung der Bewertungskriterien: Für das Aufstellen des Scoring Modells können alle der oben genannte Bewertungskriterien oder nur eine Teilmenge dieser herangezogen werden.

  • Gewichtung der Kriterien: Weil Minimalkriterien höher zu bewerten sind als Zusatzkriterien, sollten diese auch in der Auswertung schwerer gewichtet werden. In der Praxis bietet es sich an, Minimalkriterien mit dem Faktor 3, Zusatzkriterien mit dem Faktor 2 und Sonderkriterien mit dem Faktor 1 in das Scoring-Modell aufzunehmen.

  • Bewertungsskala: Für die einzelnen Kriterien muss eine Bewertungsskala eingerichtet werden (z. B. 1 – 5). Anschließend kann für jeden betrachteten Prozess die Ausprägung des Kriteriums in der Bewertungsskala aufgenommen werden. Weist ein Prozess eine hohe Ausprägung im Kriterium „regelbasiert“ auf, so ist dieses Kriterium mit 5 zu bewerten.

  • Kumulieren des Scores: Nachdem nun alle relevanten Kriterien eines Scores betrachtet wurden, kann nun eine finale Punktzahl errechnet werden. Je höher der Score, umso besser ist die Eignung eines Prozesses für eine RPA-Lösung.

Kosten-Nutzen-Betrachtung von Prozessen

Eine weitere Methode, um zu identifizieren, ob Prozesse für RPA geeignet sind, stellt die Kosten/Nutzen-Betrachtung der jeweiligen Prozesse dar. Anhand dieser bekommen Projektbeteiligte einen schnellen Überblick über die zu automatisierenden Prozesse und können Prozesse zudem bereits priorisieren. Bei dieser Betrachtung werden Unternehmensprozesse anhand der Dimensionen „Kosten“ und „Nutzen“ betrachtet und in Automatisierungsquadranten einsortiert. Das erleichtert die Ableitung entsprechender Handlungsempfehlungen.

  • Im ersten Quadranten befinden sich Prozesse mit einer niedrigen Komplexität (und daher auch niedrigen Implementierungskosten) und geringem Nutzen. Bei diesen Prozessen ist eine Überführung in eine RPA-Lösung daher nicht lohnenswert.

  • Im zweiten Quadranten werden Prozesse mit niedriger Komplexität und gleichzeitig hohem Nutzen einsortiert. Hierbei handelt es sich um sogenannte Quick-Wins, welche so schnell wie möglich realisiert werden sollten, da hier mit relativ wenig Aufwand ein hoher Nutzen erreicht werden kann.

  • Der dritte Quadrant weist Prozesse mit hoher Komplexität und gleichzeitig hohem Nutzen auf. Diese Prozesse sollten deshalb an zweiter Stelle nach den Quick-Wins realisiert werden.

  • Final weist der letzte Quadrant die Prozesse mit einer hohen Komplexität aber geringem Nutzen auf. Diese Prozesse sollten mittels Analyse (z. B. durch den Einsatz von BPM oder Process Mining) im besten Fall in den dritten Quadranten überführt werden.

Ist mein Prozess für RPA geeignet? Die Kosten-Nutzen-Aufstellung zeigt es

Fazit: Geringere Durchlaufzeit, steigende Zufriedenheit

Robotic Process Automation kommt überall dort gewinnbringend zum Einsatz, wo Prozesse einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, jedoch fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Durch den Einsatz von RPA werden nicht nur die Durchlaufzeit gesenkt und Falscheingaben reduziert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert. Um herauszufinden, ob ein Prozess für den RPA-Einsatz geeignet ist, muss dieser auf eine Reihe an Kriterien überprüft und mithilfe eines Scoring-Modells oder der Kosten-Nutzen-Betrachtung final evaluiert werden. RPA birgt zahlreiche Vorteile, die sich sowohl im Arbeitsalltag zeigen als auch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens positiv beeinflussen.

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Victoria Heidenstedt
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